In
base a quanto stabilito dall’art.17, comma 2 del DPCM 13 novembre 2014 sulla
formazione dei documenti informatici, entro
il 12 agosto 2016 tutte le PA devono aver adeguato i propri sistemi di gestione
informatica dei documenti e devono perciò essere in grado di produrre in
formato digitale tutti gli originali dei documenti amministrativi informatici.
Secondo
il decreto, il documento informatico è tale quando è predisposto attraverso
software specifici oppure quando viene acquisito in formato elettronico.
L’art. 22, comma 1, del CAD stabilisce che tale acquisizione può essere
effettuata attraverso dei sistemi di riconoscimento ottico dei caratteri
(OCR) oppure trascritti manualmente su supporto elettronico (semplice
“digitazione” del testo). Tali documenti così formati hanno piena validità solo
se viene apposta loro una firma digitale o un’altra firma
elettronica qualificata.
Come
i documenti cartacei, anche quelli informatici devono poter essere conservati
nel tempo e per fare ciò sono necessarie una serie di misure specifiche. Un
documento informatico deve rispettare i requisiti di qualità, sicurezza, integrità
e immodificabilità.
Per
garantire la qualità e la sicurezza il documento deve
essere gestito all’interno di un sistema di gestione documentale. Tale sistema
deve garantire la sicurezza del documento, nonché la sua corretta registrazione
attraverso il numero di protocollo, fornire informazioni sui collegamenti
tra ciascun documento e i fascicoli correlati, consentire l’accesso al
documento in sicurezza e la sua trasmissione ai soggetti interessati.
Per qualità si
intende anche la leggibilità del documento ovvero la sua capacità di essere
fruibile attraverso un supporto di memorizzazione e lettura adeguato.
Nel
manuale di gestione del documento informatico di cui ogni PA dovrà essere
dotata, devono essere indicati anche i formati di documenti elettronici accettati
come ad esempio PDF, TIFF, JPG, XML, TXT solo per citarne alcuni. Inoltre i
file dovranno essere sottoposti a un processo di validazione per verificare che
tutto sia conforme alle specifiche dichiarate.
Per integrità e immodificabilità si
intende che il documento deve essere formato in modo tale da risultare completo
e perciò non modificabile nella forma e nel contenuto durante l’intero ciclo di
gestione.
Tali
caratteristiche vengono garantite a ciascun documento amministrativo
informatico anche attraverso la:
- registrazione di protocollo:
l’attribuzione di un codice identificativo di almeno sette cifre numeriche;
- segnatura di protocollo, che viene
apposta all’originale e, oltre a richiamare il progressivo e la data di
protocollo, identifica l’amministrazione o l’area organizzativa che ha prodotto
il documento;
- classificazione, per associare i
documenti ai fascicoli che dovranno contenerli e ai relativi procedimenti;
pertanto,
lo svolgimento delle (3) suddette operazioni, rappresenta un passaggio
necessario e sufficiente per la tenuta del sistema di gestione informatica dei
documenti della P.A.
Il
processo di digitalizzazione della PA è iniziato nel 2000 e precisamente:
ü nel 2000, il D.P.R. n. 445 del 28
dicembre (Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia
di documentazione amministrativa) al capo IV, ha introdotto significativi
cambiamenti nel sistema di gestione informatica dei documenti all’interno delle
Pubbliche Amministrazioni;
ü nel 2004, la deliberazione CNIPA n. 11
ha stabilito le regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei
documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti
agli originali;
ü nel 2005 è stato emanato il D.Lgs. 7
marzo n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale - CAD), modificato ed
integrato dal D.Lgs. n. 235 del 30 dicembre 2010, con cui si è data organicità
in materia di regolamentazione, attraverso l’uso delle tecnologie
dell’informazione e delle comunicazioni, dei rapporti tra Pubbliche
Amministrazioni, cittadini e imprese;
ü nel 2013 sono stati emanati due Decreti
entrambi del Presidente del Consiglio dei Ministri ed entrambi del 3 dicembre;
tali Decreti dettano le regole tecniche:
- per il protocollo informatico, da
adottarsi entro l’11 ottobre 2015;
- in materia di conservazione, sostituendo
la deliberazione CNIPA n. 11/2004;
ü nel 2014, con l’emanazione del D.P.C.M.
del 13 novembre, si è concluso l’ iter di regolamentazione del
processo per la digitalizzazione dei documenti all’interno delle Pubbliche
Amministrazioni.
Per
la singola amministrazione, il cambiamento più evidente si ha con l’abolizione
dei registri cartacei a favore dell’introduzione di sistemi informatici
per la gestione dei flussi documentali; ma il cambiamento profondo riguarda la diversa
metodologia di lavoro che l’amministrazione dovrà adottare basata sulla
classificazione dei documenti acquisiti o prodotti. Nell’attribuire un numero
di protocollo al documento, sarà necessario classificarlo in modo da creare,
sin da subito, un collegamento tra il documento, il fascicolo e il relativo
procedimento, rendendo agevole il reperimento delle informazioni e dei file
all’occorrenza e favorendo una efficiente organizzazione e indicizzazione dei
documenti in ciascuna amministrazione. Inoltre, l’utilizzo di criteri uniformi
di classificazione e di archiviazione dei documenti favorisce una più
efficiente comunicazione tra gli Uffici della stessa amministrazione,
soprattutto quando il procedimento interessa più unità. In questo caso, ciascun
ufficio potrà visualizzare il documento e/o il fascicolo in questione e
intervenire nella procedura a seconda dell’abilitazione (alla consultazione,
all’inserimento, alla modifica) rilasciata dall’amministrazione; si garantisce,
così, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soli soggetti
interessati, il tutto in condizioni di sicurezza e nel rispetto delle
disposizioni in materia di protezione dei dati personali.
In
presenza di procedimenti che coinvolgono più amministrazioni, i vantaggi
derivanti dall’utilizzo del sistema per la gestione dei flussi documentali si
traducono nella possibilità di condividere le informazioni in tempo reale.
Ciascuna amministrazione coinvolta nel procedimento potrà accedere al fascicolo
attraverso la rete unitaria delle Pubbliche Amministrazioni, e intervenire a
seconda dell’abilitazione rilasciata dall’amministrazione responsabile del
procedimento, così come avviene tra gli Uffici e/o le aree organizzative
appartenenti alla stessa amministrazione.
Una
volta inseriti nel sistema di gestione documentale, i documenti, i fascicoli
e/o eventuali aggregazioni documentali informatiche devono essere trasferiti al
sistema di conservazione (attraverso la generazione di un pacchetto di
versamento) per essere conservati nell’archivio corrente; successivamente i
documenti, fascicoli e/o eventuali aggregazioni documentali vengono riversati
nell’archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione. Più
precisamente, il trasferimento al sistema di conservazione avviene quotidianamente
e genera il registro giornaliero di protocollo con l’elenco delle registrazioni
di protocollo giornaliere, mentre il riversamento nell’archivio di deposito dei
documenti, fascicoli e/o aggregazioni documentali avviene almeno una volta
all’anno rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie hanno
nell’archivio corrente. Infine, i documenti selezionati per la conservazione
permanente vengono trasferiti nell’archivio storico ossia negli Archivi di
Stato competenti per territorio o nella separata Sezione di archivio, secondo
quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di beni culturali.
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